چند نکته خیلی مهم  قبل از استخدام نیرو

همانطور که همه ما میدانیم ، امروزه با توجه به شرایط  جدید کسب و کار، نیروی انسانی کم کم به مهمترین سرمایه  برای صاحبین کسب وکار تبدیل شده  است .  پیس نیاز است در خصوص انتخاب مهمترین  سرمایه ها ی سازمان  دقت بیشتری اعمال کنیم. در واقع با قطعیت بدانیم ، چه زمانی باید سرمایه گذاری کنیم و چطور سرمایه گذاری کنیم و چطور سرمایه هایمان را رشد دهیم.  پس لازم است چند نکته خیلی مهم قبل از استخدام نیرو را مد نظر قرار دهیم. هر چند انجام استخدام  از نظر اخلاقی و مهین پرستی عملی پسندیده به شمار می آید  اما  واقعا بهترین راه برطرف کردن این چالشها استخدام است؟

قبل از اینکه بخواهیم تصمیم به استخدام بگیریم لازم است موارد زیر را بررسی کنیم

بررسی فرایند در سازمان

چند سال پیش زمانی که  وارد یک کارخانه شدم ، توجه من به این جلب شد که ظرف پنج سال تعداد نیروهای  واحد فنی بیش از دو برابر شده بود و این افزایش نیرو در شرایطی صورت گرفته ،که در طول این مدت میزان تولید این شرکت به شدت کاهش یافته بود. افزایش نیرو آنقدر به آرامی صورت گرفته ، که مدیران سازمان به کل فراموش کرده بودند که علت این نیاز را بررسی کنند.این مشکل از آنجا شروع شد که  به دلیل  افزایش شدید قیمت قطعات  با کیفیت ، قطعا ت ارزان قیمت تر تهیه شده ، این قطعات به مرور با قطعات  اصلی جایگیزین شده و کم کم خرابی ها افزایش یافته ، با افزایش خرابی ها و همچنین نیاز به تعمیر فوری ، تعمیرات اساسی صورت نمی پذیرفت ، در نتیجه  مرتبا خط تولید متوقف می شد. و برای کاهش توفق خط تولید و انجام تعمیرات اساسی نیاز به تعمیرکارن بیشتر بود.هرچند هزینه خرید قطعات با کیفیت حدود  7 برابر قیمت  قطعات ارزان قیمت بود . اما  زیان   توقف تولید بیش از 50 برابر هزینه  اضافی برای خرید قطعات باکیفیت بود.  در واقع  علت اصلی  توقف تولید کمبود نیروی انسانی نبود بلکه عامل اصلی  قطعات بی کیفیت بود . در این شرایط  به جای اینکه مشکل برطرف شود . تا هزینه کاهش یابد. شرکت به دنبال این بود که برای استخدام نیروی فنی هزینه اضافی کند تا این هزینه توقف در همین شرایط باقی بماند

 پس لازم است قبل از تصمیم به استخدام فرایند شرکت بررسی شود که آیا واقعا نیاز به استخدام هست یا مشکلی در شرکت وجود دارد . به زبان ساده استخدام جدید معمولا در زمان توسعه صورت می گیرد.

بررسی زمان مورد نیاز برای انجام کار:

مهم است بدانیم  کاری که نیاز هست انجام شود چند نفر ساعت زمان می برد؟

اضافه کاری: برای من بهترین حالت این است که حتی المقدور این کار را به صورت اضافه کاری منطقی و استاندارد بین کار کنان تقسیم کنم ،چرا که ضمن پراخت هزینه کمتر اضافه کاری به جای  هزینه استخدام جدید که علاوه بر دستمزد از قبیل  آموزش،بیمه،عیدی، سنوات، لباس و. . ، درامد پرسنل را هم با پرداخت مبلغ اضافه کاری افزایش داده ام . به قول معروف یک سرباز سیر بهتر از صد سرباز گرسنه است. این روز ها اکثر کارمندان برای برطرف کردن مشکلات زندگی به شغل دوم روی می آورند . در بسیاری از موارد،  اشتغال کارمندان  به شغل دوم  باعث پیدا کردن فرصت های  جدید کاری برای آنها شده و این امر موجب از دست دادن نیروهای ماهر سازمانها می شود، نتیجه اینکه تعریف اضافه کاری اصولی  به غیر از برطرف کردن نیاز های سازمان می تواند به حفظ نیروهای کارآمد بینجامد . از طرف دیگر در صورتی که حجم کار به شرایط سابق برگردد با چالش  وجود نیروی بی کار مواجه نخواهم شد. چرا که  پرداخت حقوق و مزیا به نیروی بی کار یا کم کار نه تنها هزینه اضافی است بلکه باعث تداخل در انجام کار سایر پرسنل خواهد شد. نیرویی که کار زیادی برای انجام کار نداشته باشد طبیعتا زمان خالی خود را به صحبت کردن با همکاران می گذراند و به غیر از اطلاف زمان کارمندان دیگر حتی می تواند به افزایش حاشیه  در سازمان منجر شود و از طرفی اخراج او هم می تواند به روحیه کاری سایر کارکنان صدمه بزند.

برون سپاری: بسیاری از کارهای سازمان ما ممکن است به دلایلی موقتی باشد.به عنوان مثال در همان شرکتی که  در ابتدای مقاله به آن اشاره کردم ، تصمیم بر این شد که با یک شرکت قرار داد ببندیم سپس کلیه خطوط تولید به مدت یک ماه به منظور تعویض کلیه قطعات معیوب و نیمه معیوب اورهال شود. این تعمیرات به صورت موقتی بود و بعد از اورهال  تعمیرات به میزان چشمگیری کاهش می یافت و بعد از آن حتی با نصف نیرو می شد که  کار فنی به بهترین شکل انجام شود. البته در خصوص انجام برون سپاری چند نکته حائز اهمیت است ،

اسرار سازمان شما از قبیل روش انجام کاروفرمولاسیون،تکنیک های اختصاصی ، مشخصات مشتری و مشخصات کارکنان کلیدی و هر چیز دیگری که ممکن است با ورود پیمانکار به خطر بیفتد را بررسی کرده و از قبل چاره اندیشی کنیم

مسایل حقوقی در خصوص عقد چنین قرار دادی را بررسی کنیم و برای تنظیم چنین قراردادی با وکلای خبره مشورت کنیم.

مشکلات احتمالی ورود یک شرکت غریبه به شرکت را از جوانب مختلف (اداری ، منابع انسانی و..) را حتی المقدور پیش بینی کرده و از قبل راه حل های آماده برای مواجه داشته باشیم.

پس یه این نتیجه رسیدیم که  اگر کارهای انجام نشده ما  حجم زیادی داشته باشد ولی این کار ها موقتی و مقطعی باشد بهترین اقدام برون سپاری است.

پس چه زمانی شروع به استخدام کنیم ؟

در صورتی که ابتدا فرآیند را بررسی کردیم و دیدیم که در سازمان به دلایل درستی کار افزایش یافته و این کار توسط اضافه کاری قابل انجام نیست و همچنین به دلایل مهمی، برون سپاری توجیه ندارد. دقیقا زمانی است که باید به فکر استخدام نیروی جدید باشیم.