آنچه که هر صاحب کسب و کاری باید بداند

یک مدیر ارشد به چه مهارت هایی نیاز دارد؟

مهارت های مدیریتی را می توان به سه دسته مهارت ادارکی، مهارت انسانی و مهارت فنی تقسیم کرد. همه این مهارت ها برای گسترش کسب و کار لازم است  اما اولویت این مهارتها برای سطوح مدیریتی کاملا متفاوت می باشد. به عنوان مثال اولویت مهارت برای یک سرپرست کارگاه  مهارت فنی می باشد. او باید به تمام جزئیات فنی کاملا واقف باشد تا در صورت لزوم برای برطرف کردن چالشهای فنی بهترین راهکار ها را ارایه دهد . برای یک مدیر میانی طبیعتا مهارت های انسانی در اولویت خواهد بود که بتواند بین سطوح مختلف سازمان هماهنگی ایجاد کند او باید بتواند بحران های انسانی سازمان را مدیریت کند و کارکنان را در مسیر رشد سازمان به کار بگیرد .اما بزرگترین مشکل کارآفرینان این است که  متاسفانه ، اکثرا ، به دلیل اینکه خود کارآفرین بوده اند و از ابتدای کار با توجه به نیاز آن زمان مهارت های فنی را به خوبی آموخته اند ، به همین منوال بر گسترش مهارت ها فنی خود تاکید داشته اند. در صورتی که پس از بلوغ سازمان و وجود نیروهای ماهر، مهارت فنی اولویت آخر یک مدیر باید باشد. به عنوان مثال بیل گیتس (بنیان گذار شرکت مایکروسافت) در ابتدای تاسیس شرکت برنامه نویس ماهری بود ولی در حال حاضر برنامه نویسانی بسیار توانمند وجود دارند که این کار را به خوبی انجام می دهند، ازاخبار شرکت مایکروسافت این گونه برداشت می شود که بیل گیتس پس از رشد سازمانش، تمرکز خود را بر گسترش مهارت های ادارکی گذاشته است ، چرا که این صاحب کسب وکار است که هدف، استراتژی و مسیر را مشخص می کند و هیچ  شخص دیگری در سازمان قادر به انجام این کار نیست . اولویت رشد مهارت برای یک مدیر ارشد ابتدا مهارت ادارکی ،دوم مهارت انسانی و سوم مهارت فنی چرا که  چنین فردی فقط لازم است از مهارتهای فنی شناخت کافی را داشه باشد تا بتواند زبان مشترک  با قسمت های فنی مجموعه خود برقرار.

مهارت های ادارکی شامل چه مهارت هایی می شود؟

مدیرانی که مهارت ادراکی دارند، چالشهای سازمان را از همه جوانب بررسی می کنند و در نهایت یک راهکار خلاقانه و قابل اجرا اریه می دهند. مهارت ادارکی از چندین مهارت به شرح زیر تشکیل شده است

• مدیریت بحران

• مهارت حل مسئله

• تصمیم گیری

• خلاقیت

• توانایی ایجاد انگیزه و همدلی

وظایف اصلی یک مدیر چه مواردی هستند؟

بسیاری از صاحب نظران و محققان حوزه مدیریت توجه خاصی به بررسی وظایف مدیریت نشان داده اند چرا که می توان با این ابزار علوم مدیریت بهتر مورد بررسی قرار داد.  این پنج وظیفه شامل برنامه ریزی سازمان دهی،مدیریت منابع انسانی، رهبری و کنترل است. این پنج وظیفه نخستین بار توسط  فایول مطرح شد، البته  بعضی از محققان و صاحب نظران وظایف دیگری علاوه بر این  پنج وظیفه مطرح کردند. ما در این مقاله فقط به همان پنج وظیفه خواهیم پرداخت

کدام یک از این وظایف اهمیت بیشتری دارد؟

می توانیم این وظایف را به حلقه های زنجیر تشبیه کنیم، به نظر شما کدام یک از حلقه های زنجیر مهمتر است ؟. به نظر من حلقه ای که از همه ضعیف تر است چرا که زنجیر دقیقا از ضعیفترین حلقه پاره می شود. کسب وکار هم دقیقا مشابه این زنجیر است . ما از جایی آسیب می بینیم که ضعیفتر هستیم. پس برای هر کارآفرینی وظیفه مهم می تواند با دیگری کاملا متفاوت باشد.

• برنامه ریزی

یعنی که ما درست نگاه کنیم  هدف گذاری کنیم ، تصمیم بگیریم و به موقع اقدام کنیم. این قانون بقاست که میلیون ها سال در طبیعت وجود دارد. یک پلنگ زمانی که می خواهد شکار کند به خوبی اطراف را می نگرد تا هدف یا همان شکارش را پیدا کند،همه جوانب را می سنجد، بهترین مسیر را برای رسیدن به شکارش انتخاب می کند او فرصت زیادی ندارد چون حمله به شکار انرژی زیادی از او می گیرد پس او ناچار است درست هدفگذاری کند،به درستی انتخاب کند و به موقع اقدام کند چرا که منابع او که شامل انرژی و زمان است محدود است او نمی تواند مرتب دنبال اهداف مختلف بگردد چون انرژی او با هر حمله به شدت کاهش می یابد و زمان زیادی برای تامین غذا ندارد. کسب وکار ما هم دارای همین شرایط است شرایطی که منابع آن محدود است. پس باید با این محدودیت ها باید برای انجام کارهایمان برنامه ریزی داشته باشیم. دیوید آیزن هاور یکی از رئیس جمهوران ایالات متحده امریکا ، برای نخسین بار ایده ای را در خصوص برنامه ریزی ابداع کرد که بعد ها به ماتریکس آیزن هاور مشهور شد. او تمام کار ها را بر اساس فوریت و اهمیت  به چهار دسته اصلی تقسیم کرد.

ماتریس آیزن هاور برای دسته بندی کارها

فوری/مهم

کارهایی که هم مهم است و هم فوری مثلا من فردا 8 صبح باید اداره دارایی باشم. این کار هم مهم است و هم فوری مهم است چون اگر نروم پیامد های بدی در پیش دارد و فوری چون زمان مشخصی دارد و باید سریعا انجام شود. معمولا ما برای انجام و زمان انجام کارهای فوری/مهم نمی توانیم تصمیم بگیریم. در واقع این کارها قابل برای ما قابل برنامه ریزی نیستند.معمولا اکثر افراد می توانند برای کارهای فوری/مهم مثال های فراوانی را بزنند. اگر  ما تعداد زیادی از کارهای روزانه ما از این جنس هستند برای ما نشانه خوبی محسوب نمی شود چرا که  این دسته از کارها مربوط به مدیر ارشد نیست بلکه  به دو شغل است یک منشی و دو اپراتور دستگاه چرا که در این گونه مشاغل نیاز به تصمیم گیری خیلی کم است. این مشاغل همیشه درگیر دریافت دستور کار و انجام سریع آن هستند. یادمان باشد که این خانه اصلا مربوط به ما نیست.انجام کارهای مهم/فوری برای یک مدیر به منظور خروج از بحران صورت می پذیرد. رفع بحران به ما کمک می کند که در بهترین حالت چیزی از دست ندهیم و قرار نیست چیزی بدست بیاوریم .به قول قدیمی ها علاج واقعه قبل از وقوع باید کرد. 

مثال های دیگری از کارهای فوری/مهم که مدیران درگیر آن هستند:

جلساتی که به دلیل بروز بحران در سازمان به صورت فوری و پیش بینی نشده صورت می پذیرد چرا که ما از قبل توجهی به چالشها نداشته ایم و حالا تبدیل به بحران شده است.

از قبل برنامه ریزی مالی درستی نداشته ایم و تا چند روز دیگر با خطر چک برگشتی رو به رو هستیم.

نیروهای کلیدی ما مدتی ناراضی بوده اند و اکنون تقاضای استعفا دارند و حالا باید فورا با آنها جلسه برگزار کنیم یعنی ما مدتی است که منابع انسانی توجه کافی نداشته ایم.

از مطالب بالا می توان اینگونه نتیجه گرفت که با برنامه ریزی قبلی می توان کارهای فوری/مهم را به غیر فوری/مهم تبدیل کرد. 

غیر فوری/ مهم

  کارهایی که قابل برنامه ریزی هستند. مثلا تهیه شرح وظایف برای پرسنل یا  توسعه کارخانه این دسته از کارها بر عکس خانه قبلی دقیقا مربوط به مدیر است. ما باید سعی کنیم جنس کارها را به در این دسته قرار دهیم. مهمترین خصوصیت این کارها قابل برنامه ریزی بودن است.کارهایی که قابل برنامه ریزی هستند اغلب کارهایی هستند که کسب وکار مان را به سمت هدف به حرکت در می آورند.

مثال های دیگری از کارهای  غیرفوری/مهم که مدیران باید درگیر آن باشند:

ازریابی: مشتریان من راضی هستند؟  - فرایند تولید از بهره وری مناسبی برخورداراست؟-پرسنل من در چه شرایطی قرار دارند، عملکرد سازمان را می توان بهتر کرد و.....

برنامه ریزی: برای مطالبی که مورد ارزیابی قرار گرفت، برنامه ای تعریف کنم که  چه کاری، چه زمانی و توسط چه کسانی باید انجام شود تا در ارزیابی های بعدی نتایج بهتری دریافت کنیم

شبکه سازی: برنامه ریزی کنم که چه در چه جلساتی حضور پیدا کنم، چه کسانی را به مهیمانی دعوت کنم، در چه میهمانی هایی حضور پیدا کنم تا با افرادی که می توانند به کسب وکارم کمک کنند، ارتباط بگیرم.

توانمند سازی: خودم  و پرسنل سازمانم دوره ببینیم تا بتوانیم به روز باشیم  

غیر مهم/ فوری

به عنوان مثال شما مشغول کار مهمی هستید و در همان لحظه یکی از دوستانتان از شما می خواهد که فورا کاری برایش انجام دهید. این کار برای دوستتان مهم است اما طبیعتا کار خودتان داری اولویت خیلی بیشتری است.بهترین توصیه این است که تا جایی که می توانید این نوع کارها را به دیگران بسپارید و خودتان به کارها غیرفوری/ مهم خودتان بپردازید.

غیر مهم/ غیر فوری

تماشای تلوزیون،پیج گردی و ....  به طور خلاصه نفریحاتی که برای شما سودی ندارد. البته یادمان باشد که تفریح درست می تواند جزو کارهای مهم و غیر فوری باشد به شرطی که سودی داشته باشد ،مثل مسافرت با خانواده که در رشد شخصیت فرزندان و بهبود روابط خانوادگی می تواند سود مند باشد. 

سازماندهی:

وظفیه دوم مدیریت  که می خواهیم آن را مورد ارزیابی قرار دهیم سازمان دهی است. در واقع ما در سازماندهی قرار است مشاغل را تعریف کنیم تا برای آن مشاغل وظایفی را مشخص کنیم،روابط بین این مشاغل را تعریف کرده و در نهایت مسئولیتها و اختیارات هر یک را به وضوح مشخص می کنیم.  در بسیاری از کسب وکار ها مدیر ارشد،کاری را که باید انجام شود به اولین شخصی که برخورد می کند می سپارد در این مواقع کارمند معمولا کاری را که باید انجام دهد رها می کند تا بتواند دستورات مدیر سازمان را اجرا کند .اگر درسازمان شما این اتفاق می افتد،لازم است در خصوص سازماندهی بازنگری داشته باشید.

سازماندهی به شکل سلسه مراتبی

مدل های مختلف سازماندهی :

سازماندهی سلسه مراتبی:

مدل بالا مدل سلسه مراتبی است که در آن افراد از مافوق دستور می گیرد.در این نوع سازماندهی افراد پایین هرم در تصمیم گیری نقشی ندارند و فقط وظیفه انجام دستورات را به عهده دارند این نوع سازماندهی معمولا در محیط های نظامی قابل مشاهده است.

سازماندهی با مدل چرخ دنده ای:

در این مدل تمام اجزا به هم وابسته هستند،در صورتی که یکی از چرخ دنده ها با مشکل مواجه شود کل سازمان دچار مشکل می شود. مثلا واحد مالی بودجه لازم توسط مالی فراهم نمی شود،در واحد دیگر خرید صورت نمی پذیرید حالا تولید مواد اولیه ندارد پس تولید نمی کند و  واحد فروش محصولی برای ارائه به مشتری ندارد.این فرایند هر جا که ناقص شود کل سازمان با مشکل مواجه  خواهد شد.

چه مدلی برای سازماندهی مناسب است؟

به غیر از دو مثال بالا مدل های زیاد دیگری نیز وجود دارند که در حوصله این مقاله نمی گنجد.اما واقعا چه نوع سازماندهی مناسب است؟ طبیعتا مدلی که با اهداف سازمانی ما سازگار باشد. به عنوان مثال چیدمان صندلی نوعی سازماندهی است اما مدل چیدمان یک رستوران با سینما یا منزل کاملا متفاوت است . هر کدام از این مجموعه ها هدفی دارند . هدف سینما نمایش فیلم است پس همه باید به پرده سینما اشراف داشته باشند اما در رستوان که هدف آن صرف لذت بخش غذاست باید فضایی فراهم شود تا افرادی که باهم به رستوران می آیند بتوانند همدیگر را بهتر ببینند حالا که هدف متفاوت شد سازماندهی بنا بر هدف تغییر کرد ما نیز باید به دنبال استراتژی مناسب کسب و کارمان باشیم .

 در سازمان دهی چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟

دستور واحد(Unity of command): یعنی هیچ کدام از پرسنل شما نباید از دو نفر دستور بگیرند،به این دلیل که کارمندان شما یا گیج می شوند و نمی توانند عمل کرد درستی داشته باشند یا اینکه از زیر کار شانه خالی کرده و عدم انجام کارها را به اشکال مختلف به گردن مدیر دیگر می اندازد.

تعادل بین قدرت(اختیار) و پاسخگویی: برای اینکه کارمندان شما بهترین عملکرد را داشته باشند باید میان قدرت و پاسخگویی آنها تعادل برقرار باشد. ما در واقع با دادن هر اختیاری لازم است پاسخگویی را طلب کنیم به عنوان مثال مدیر شما درخواست افزایش بودجه دارد طبیعتا باید بدانیم در ازای این بودجه چه منفعتی به سازمان می رسد یا بلکعس ما انتظار افرایش تولید داریم طبیعتا با ید اختیاراتی برای انجام آن تفویض کنیم

مدیراتان را دور نزنید: تریجها به جای ارتباط مستقیم با کارمندان از مدیرانشان بخواهید دستورات را ابلاغ کنند، یا اینکه در حضور آنها دستورات خود را مطرح کنید یا حد اقل آنها در جریان دستورات مستقیم شما باشند، و بلکعس اجازه ندهید که کارمندانتان مدیرانشان را دور بزنند در چنین شرایطی مطالبشان را به خوبی بشنوید ولی تصمیم گیری را به مدیرشان محول کنید. کارمندانتان باید بتوانند به شما دسترسی داشته باشند خصوصا زمانی که مدیران میانی شما در مورد ارتباط شما با کارمندان حساسیت ویژه ای دارند. 

مدیریت منابع انسانی:

یکی دیگر از وظایف مدیر کسب وکار منابع انسانی است.بعضی از استاتید مدیریت اهمیت این وظیفه را بنا به نوع کسب وکار متغیر می دانند . مثلا اعتقاد دارند که برای یک کسب وکار که محصول آن نرم افزار است منابع انسانی مهمترین سرمایه محسوب می شود اما در یک کارخانه بزرگ تجهیزات،پول و... مهمترین سرمایه است.راه اندازی کارخانه نیاز به پول فراون دارد و کارمندان میل خیلی کمتری به خود اشتغالی دارند.افرادی توانایی تغییر در کسب وکار شما را دارند محدود هستند.پروش این افراد نیز کار زمانبری است.اگر به تاریخ مدیریت نیم نگاهی داشته باشیم می بینیم که با گذشت زمان اهمیت نیروی انسانی به مراتب پررنگ تر شده است. به نظر من بزرگترین سرمایه شما افرادی هستند که برای شما کار می کنند. ما در این وظیفه سه نفش اساسی داریم

ا- جذب نیرو: اینکه فرد مناسبی را برای کاری بیابیم  کار بسیار مهمی است.ما باید بدانیم که چه زمانی باید نیرو استخدام کنیم. این نیرو را از کجا پیدا کنیم و با او چگونه مصاحبه کنیم .  برای اطلاعات بیشتر می توانید مقاله چند نکته خیلی مهم قبل از استخدام نیرو را  مطالعه بفرمایید

2- نگهداشت نیرو: یک مدیر به این فکر می کند که کارمندان من چرا باید برای من کار کنند. او کارمندان را هم مانند مشتری ارزشمند می داند.مدیر قدرتمند برای کارمندانش چرایی قوی می سازد، ممکن است چرایی هر گروه هر واحد و حتی هر شخص می تواند متفاوت باشد.در مورد نگهداشت نیرو می توانید مقاله چگونه با کارمندانمان رفتار کنیم را مطالعه بفرمایید

رهبری:

یکی از وظایف مهم مدیریت رهبری است. یک رهبر هدفی را برای سازمانش تعریف می کند که هم غرور آفرین باشد و هم قابل اجرا. در گذشته تصور می شد که رهبری یک امر ذاتی است اما امروزه رهبری مدل های مختلفی دارد که می توان آن را آموخت.اما رهبری در کسب وکار چگونه است؟ اجازه دهید این مطلب را با یک داستان واقعی توضیح دهم. زمانی که یک مدیر آمریکایی برای گذراندن دوره آموزشی به ژاپن سفر می کند.اول صبح توجهش به جوانی حلب می شود که با جدیت مشغول تمیز کردن یک اتومبیل لوکس ژاپنی است.اما با تعجب می بیند که آن جوان پس از تمیز کردن خودرو سمت ایستگاه اتوبوس رفت و آنجا ایستاد. مدیر آمریکایی به سمت او می رود و با تعجب از او می پرسد که مگر آن اتومبیل مال شما نبود. جوان پاسخ می دهد که خیر من کار گر کارخانه ای هستم که آن خودرو را تولید می کند. من نمی خواهم کسی تولید ما را به آن شکل نامرتب وکثیف ببیند به همین خاطر آن را تمیز کردم.

آیا شما هم برای کسب وکارتان هدفی تعریف کرده اید که غرور آفرین و قابل اجرا باشد؟

آیا این هدف برای خودتان غرور آفرین است؟ برای کارکنانتان چطور؟

اگر پاسخ شما به همه سوالات مثبت است در واقع شما کسب و کارتان را رهبری می کنید.در غیر این صورت برای کسب وکارتان به دنبال هدفی باشید که شرایط مذکور را داشته باشد.

رهبری فراتر از محدوده کسب وکار

تعدادی از شرکتها با برندهای معروفی مانند اپل،بنز و.... پا را از کارخانه خود فرا تر گذاشته اند و مشتریانشان را نیز رهبری می کنند. مشتریان از خرید محصول جدید آنها احساس غرور می کنند و خود را متعلق به گروه آنها می دانند . برای همین است که با عرضه محصول جدید آن ها در صف طولانی می ایستند تا محصول جدید را خریداری کنند. اگر ما می خواهیم مشتریان را رهبری کنیم باید ابتدا از سازمان خود شروع کنیم. آیا خود ما از محصولاتمان استفاده می کنیم . زمان استفاده از آنها احساس غرور می کنیم . یا مثل بعضی از خودرو سازان هم وطن از تولیدات خودمان استفاده نمی کنیم , اتومبیل خارجی سوار می شویم؟ . 

یک رهبر چه خصوصیاتی دارد؟

یک رهبر انگیزه بخش و الهام بخش است او در می داند که به دیگران چگونه انگیزه بدهد.

قاطع هست اما زورگو نیست، برای گفته هایش دلیل می آورد تا دیگران را قانع کند.

یک رهبر سازمانش را برای بعد از خودشان مدیریت می کنند. او نگاه به آینده دارد حتی اگر خودش در آن زمان حضور نداشته باشد. او مدیرانی را برای آینده تربیت می کند . او برای آینده سرمایه گذاری بلند مدت می کند.د

یک رهبر به دنبال این نیست که او را ستایش کنند او تمایل دارد که پیروانش نتیجه حاصله را از آن خود بدانند یعنی اینکه بگویند ما این کار را کرده ایم نه اینکه رهبر ما آن کار را کرد و بپذیرند که این نتایج حاصل تلاش خودشان بوده است.

کنترل:

به تعریف ساده کنترل فرآیندی نظارت بر کارها به این منظور که کارها به درستی و طبق برنامه ریزی انجام شود. در جمله قبل به در کنار نظارت به کلمه فرایند اشاره شد چرا که نظارت مقطعی نمی تواند خیلی کارساز باشد.ما باید مسیر و برنامه مشخصی برای نظارت داشته باشیم . مثلا عقد قرار داد با مشاور و حسابرس برای کنترل فرایند مالی و فنی و برگزاری جلسات مشخص با آنها 

کنترل به دو روش انجام می شود

1- کنترل نتیجه یعنی اینکه خروجی کار را بررسی می کنیم به عنوان مثال شکایت مشتریان را می شنویم و در راستای برطرف کردن آن مشکل اقدام می کنیم .این کنترل بسیار خوب است اما به قول معروف علاج واقعه قبل از وقوع باید کردو

2- کنترل فرایند: اگر به مثال قبلی برگردیم ما می توانیم واحد کنترل کیفیت منظم و علمی داشته باشیم که محصول را در حین تولید چک کند چرا که برطرف کردن چالش در حین تولید در مقایسه با برطرف کردن چالش پس از تولید بسیار کم هزینه تر خواهد بود.

ترجیه ما کنترل فرایند است هرچند نباید از کنترل نتیجه غافل شد چرا که کنترل نتایچ به ما درسهای بزرگی می دهد، کنترل نتایج به ما می آموزد تا کنترل فرایندمان را کاملتر و کم نقص تر کنیم.

بررسی چند اشتباه مدیریتی در انجام وظیفه کنترل

1- تمرکز بر جزئیات: مثل تمرکز برا دوربین کارخانه یا واحد اداری، یادمان باشد که ما باید فرایندی ایجاد کنیم که امکان خطا برای کارکنان به حداقل برسد نه اینکه با بررسی ریز دوربین به دنبال خطای تک تک پرسنل بگردیم. کارمندان همیشه استاد دور زدن دوربین هستند و در این زمینه خلاقیت های عجیبی به خرج می دهند. به همین خاطر در بسیاری از موارد دوربین ما را به خطا می اندازد. نسب دوربین می تواند به منظور ثبت وقایع مهم نظیر بروز حوادث و غیره استفاده کرد در واقع دستگاه ثبت وقایع خواهد بود نه ابزاری برای در نظر گرفتن تک تک پرسنل